Varoituksen merkitys henkilöperusteisessa irtisanomisessa

Abstrakti

Artikkelissa tarkastellaan varoituksen asemaa henkilöperusteisen irtisanomisen edellytyksenä työsopimuslain ja oikeuskäytännön valossa. Varoituksen keskeinen funktio on toimia sekä työntekijän oikeussuojan välineenä että työnantajan dokumentaationa, joka liittää moitittavan menettelyn ja mahdollisen työsuhteen päättämisen toisiinsa. Korkein oikeus on ratkaisukäytännössään (mm. KKO 2016:62, KKO 2014:98, KKO 2021:9 ja KKO 2020:74) täsmentänyt varoituksen laatua, ajallisuutta ja yhteyttä koskevia vaatimuksia sekä poikkeuksia, joissa varoitus ei ole edellytys. Työnantajalle korostuu velvollisuus yksilöidä rikkomus, antaa kohtuullinen mahdollisuus korjata ja osoittaa menettelyn jatkuminen, kun taas työntekijän puolelta vahvimmat argumentit liittyvät varoituksen puutteellisuuteen, epäyhteyteen tai näytön riittämättömyyteen. Kokonaisuutena varoitus näyttäytyy ultima ratio -periaatteen keskeisenä konkretisoijana, jonka asianmukaisuus ratkaisee usein, muodostuuko irtisanomisesta lainmukainen vai perusteeton ja korvausvastuuseen johtava.

Avainsanat: työsopimuslaki, varoitus, henkilöperusteinen irtisanominen, näyttötaakka, kohtuullinen aika, luottamuspula, ultima ratio, työntekijän suoja, työnantajan dokumentaatio.

Kolme laatukriteeriä varoitukselle

Varoitus henkilöperusteisen irtisanomisen yhteydessä ei ole muodollinen menettely vaan keskeinen osa irtisanomiskynnyksen arviointia. Henkilöperusteinen irtisanominen on työsopimuslain mukaan käytettävissä vasta, kun on olemassa asiallinen ja painava syy, ja tätä kokonaisuutta luetaan sen lähtökohdan valossa, että päättäminen on työnantajalle ultima ratio. Varoituksen tehtävä on kahtalainen: se tekee työntekijälle selväksi, mitä on moitittu ja miten toiminta tulee korjata, ja samalla se rakentaa työnantajalle dokumentoidun sillan siitä, että mikäli sama menettely jatkuu, työsuhde voidaan päättää. Oikeuskäytännössä on korostunut kolme laatukriteeriä, joihin varoituksen arvo näyttönä usein nojaa. Ensinnäkin varoituksen on oltava yksilöity: moitittu teko tai laiminlyönti on kuvattava ajallisesti ja sisällöllisesti niin, että työntekijä ymmärtää, mitä tarkkaan ottaen on korjattava; yleiset sanonnat “epäasiallisesta käytöksestä” tai “heikosta suorituksesta” eivät kanna. Tätä seikkaa on puollettu oikeuskirjallisuudessa muun muassa työntekijän suojelun periaatteella (Koskinen et al., 2018, Työoikeus).

Toiseksi varoituksen ja myöhemmän irtisanomisperusteen välillä on oltava asiallinen yhteys; jos varoitus koskee A:ta ja irtisanominen perustuu B:hen, varoitus ei toimi päättämisen edellytyksenä. Kolmanneksi varoituksesta tulee käydä nimenomaisesti ilmi, että jos menettely jatkuu, seurauksena voi olla työsuhteen päättäminen; muutoin kyse on huomautuksesta, ei varoituksesta. Ratkaisu KKO 2016:62 konkretisoi sekä yhteysvaatimusta että ajallista relevanssia: aikaisemmat varoitukset eivät tukeneet irtisanomista, koska ne koskivat erilaista menettelyä ja yhdestä oli kulunut huomattavan pitkä aika. Varoituksella annetaan mahdollisuus korjata juuri se menettely, johon irtisanominen myöhemmin ankkuroituu; jos menettely korjaantuu tai ilmiö vaihtuu toiseen, vanha varoitus “kuluu pois” eikä muodosta yleistä varastoa, johon tukeutua.

Näyttötaakan säilyminen työnantajalla

KKO 2014:98 puolestaan muistuttaa, ettei varoitus siirrä työnantajan näyttötaakkaa velvoiterikkomuksesta. Siinä irtisanominen kahden varoituksen jälkeen perustui alhaiseen myyntikatteeseen, mutta korkein oikeus katsoi, ettei pelkkä numerotulos osoittanut työntekijän vakavaa velvoitteiden rikkomista: työnantaja ei kyennyt erittelemään työntekijästä riippumattomia tekijöitä pois eikä yksilöimään nimenomaisia ohjeiden vastaisia toimia. Varoitus ei siis tee abstraktista tulosindikaattorista “rikkomusta”, vaan työnantajan on näytettävä, mitä velvoitetta rikottiin, milloin ja miten se jatkui varoituksen jälkeen. Tästä seuraa myös työnantajan toimintavelvoitteita: jos alisuoriutuminen on teeman ydin, tavoitteiden on oltava realistisia ja mitattavia, ohjeistus ja tuki dokumentoituja, varoitus yksilöity ja korjausjaksoa seurattava; ilman tätä ketjua irtisanominen on altis kaatumaan.

Varoituksen ajallinen ulottuvuus

Ajallisesti varoitus liittyy kohtuullisen ajan arvioon: KKO 2021:9 alleviivaa, että työnantajan on ryhdyttävä toimiin kohtuullisessa ajassa siitä, kun irtisanomisperusteen muodostavat seikat ovat riittävästi selvillä. Tämä aikavaatimus heijastuu varoituksiin kahta kautta. Jos varoitus annetaan pitkällä viiveellä, sen ennalta ehkäisevä funktio heikkenee; jos varoitus on vanha suhteessa päättämisperusteeseen, sen kantavuus myöhemmässä arvioinnissa vähenee. Lyhyesti: ajalla on merkitystä niin varoituksen antamisessa kuin sen hyödyntämisessä, ja viivyttely kääntyy helposti työnantajaa vastaan.

Poikkeus: vakava luottamuspula

Poikkeuksena pääsääntöön varoitus ei ole edellytys silloin, kun rikkomus horjuttaa luottamusta vakavasti. Tätä linjaa ilmentää KKO 2020:74, jossa vapaa-ajalla tehty törkeä kavallus murensi objektiivisesti taloustehtäviin liittyvän luottamuksen; työnantajalta ei edellytetty sijoittamisvaihtoehtojen selvittämistä eikä ennakkovaroitusta. Olennaista on kuitenkin, että rajanveto tehdään aina kokonaisharkinnalla. Lievissä lojaaliteettivelvoitteiden loukkauksissa kuten epäasiallisissa ilmauksissa, pienissä menettelyvirheissä yksittäisissä huolimattomuuksissa varoitus on lähtökohta ja sen puute voi kaataa irtisanomisen. Vakavissa tapauksissa varoitus voi olla ylimääräinen toimi, mutta työnantajan on tällöinkin pystyttävä osoittamaan, miksi luottamuksen palauttaminen ei ole realistista ja miksi toimenpiteen välittömyys on perusteltua. Tämän poikkeusalueen käyttö ilman täsmällistä perustelua on riskialtista ja heijastuu herkästi korvauksen mitoitukseen.

Työntekijän argumentaation painopisteet

Työntekijän kannalta vahvimmat argumentit nousevat yleensä kolmesta teema-alueesta. Ensinnäkin varoituksen konkretia: jos varoitus ei kerro mitä, milloin ja miten, työntekijällä ei ole tosiasiallista mahdollisuutta korjata, eikä audi alteram partem -periaate toteudu. Toiseksi yhteysvaatimus: jos irtisanominen perustuu muuhun kuin varoituksessa kuvattuun ilmiöön, edellytys toistuvuudesta puuttuu (KKO 2016:62). Kolmanneksi näyttö: varoitus ei kumoa työnantajan velvollisuutta näyttää työntekijän oma velvoiterikkomus; KKO 2014:98 osoittaa, että kahdellakaan varoituksella ei pelasteta irtisanomista, jos näyttö jää laadullisesti vajaaksi. Näihin on helppo ankkuroida korvausvaatimus, ja 12 luvun 2 §:n mitoitusperusteet eli työsuhteen kesto, ikä, työllistymismahdollisuudet, työnantajan menettely – voivat nostaa seuraamusta merkittävästi, jos työnantaja on samalla laiminlyönyt kuulemis- tai sijoitusvelvollisuuksiaan.

Työnantajan prosessi ja dokumentaatio

Työnantajan näkökulmasta keskeistä on tarkka prosessi ja dokumentaatio. Varoitus tulee myös erottaa huomautuksesta. Oikeuskirjallisuudessa on esitetty hovioikeuden ratkaisuun vedoten, että työntekijän tulee ymmärtää varoitus päättymisuhkaiseksi, vaikka päättymisuhkaa ei erikseen ilmaista (Kouvolan HO 23.11.2006 S 06/226, Koskinen et al., 2018, Työoikeus). Varoituksessa normiperustan tulee olla yksilöity (työsopimuslain, työehtosopimuksen ja työpaikkaohjeiden kohdat), tapahtumakuvaus kronologinen ja todennettava (liitteet, raportit, palautteet), korjausvaatimus konkreettinen (mitä tehdään toisin, miten ja mihin mennessä), päättämisuhka nimenomainen ja vastaanotto todennettu.

Tämän jälkeen työnantajan on annettava kohtuullinen, mutta lyhyt korjausaika, tarjottava tarvittava tuki ja seurattava muutos. Mikäli rikkomus on luonteeltaan sellainen, että varoitus ei ole realistinen (esimerkiksi taloudellisen luottamuksen vakava loukkaus), perustelu on tehtävä kirjallisesti ja johdonmukaisesti KKO 2020:74:n hengessä. Prosessin aikataulusta on pidettävä kiinni, jotta KKO 2021:9:n “kohtuullisen ajan” vaatimusta ei rikota, ja kuulemisessa on annettava kaikki olennainen aineisto etukäteen sekä tosiasiallinen mahdollisuus lausua. Kun tämä ketju on kunnossa, yhteys varoituksen ja päättämisperusteen välillä on helppo osoittaa, ja työnantaja neutraloi tavallisimmat väitteet varoituksen laadusta ja ajallisuudesta.

Johtopäätös

Varoitus on sekä työntekijän suojan että työnantajan riskienhallinnan ydinväline. KKO 2016:62 nostaa esiinvii yhteyden ja ajallisuuden vaatimuksen, KKO 2014:98 muistuttaa, että mittari ei korvaa näyttöä, KKO 2021:9 painottaa ripeyttä ja KKO 2020:74 osoittaa yhden poikkeustilanteen, jossa varoitusta ei tarvittu. Yksinkertainen nyrkkisääntö kiteyttää vaatimukset: yksilöi moite, anna se kohtuullisessa ajassa, kerro korjaus ja uhka selvästi, seuraa toteutusta ja pidä koko ketju paperilla. Kun nämä elementit toteutuvat, varoitus täyttää tarkoituksensa; se antaa työntekijälle reilun mahdollisuuden korjata ja antaa työnantajalle kestävän selkänojan, jos korjausta ei tapahdu. Jos taas jokin lenkki puuttuu, riski perusteettomasta irtisanomisesta ja merkittävästä korvauksesta realisoituu nopeasti.